La fatturazione elettronica è uno strumento imprescindibile per la gestione fiscale e amministrativa di imprese e professionisti. Introdotta per semplificare i rapporti con l’Agenzia delle Entrate e combattere l’evasione, ha modificato profondamente le modalità operative di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Ecco le cose più importanti da sapere.
Chi ha l’obbligo di fatturare elettronicamente
Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria per la maggior parte dei titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia. L’obbligo riguarda sia le operazioni tra soggetti passivi IVA (B2B), quelle verso la Pubblica Amministrazione (B2G) che le operazioni con consumatori finali (B2C), in alcuni casi specifici. Sono esclusi solo soggetti che operano in particolari regimi fiscali agevolati, seppur stiano progressivamente rientrando nel perimetro dell’obbligo.
L’emissione delle fatture deve avvenire esclusivamente in formato XML e attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall’Agenzia delle Entrate. Per garantire la corretta gestione delle fatture elettroniche è essenziale utilizzare un software di fatturazione conforme, che consenta la compilazione, la firma digitale, l’invio e l’archiviazione a norma di legge dei documenti.
Dal 1° luglio 2022 l’obbligo è stato esteso ai contribuenti in regime forfettario e ai soggetti in regime di vantaggio che, nell’anno precedente, hanno superato la soglia dei 25.000 euro di ricavi o compensi. Dal 1° gennaio 2024, l’estensione è stata completata, includendo i forfettari al di sotto della soglia indicata. Per fare chiarezza, rientrano nell’obbligo:
- imprese individuali e società;
- liberi professionisti, anche in regime forfettario;
- artigiani e commercianti;
- enti pubblici e privati con partita IVA;
- cooperative e associazioni dotate di partita IVA.
Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica?
L’introduzione della fatturazione elettronica ha prodotto numerosi vantaggi sotto il profilo gestionale, fiscale e ambientale. Il primo vantaggio evidente è la riduzione dei costi operativi: si eliminano carta, stampa, spedizioni postali e archiviazione fisica, a favore di un sistema digitale e sostenibile.
Dal punto di vista fiscale, la fatturazione elettronica consente un monitoraggio in tempo reale da parte dell’Agenzia delle Entrate, riducendo il rischio di errori nella trasmissione dei dati e contribuendo a contrastare fenomeni di evasione e frode fiscale. I soggetti che utilizzano la fatturazione elettronica in modo regolare possono beneficiare di agevolazioni nei controlli e di termini ridotti per le verifiche fiscali.
Errori e controlli: le cose da sapere
Nonostante i vantaggi, la gestione della fatturazione elettronica richiede precisione e attenzione. Uno degli errori comuni è l’emissione tardiva della fattura, che deve essere effettuata entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. In caso di fatture differite, queste devono essere emesse entro il giorno 15 del mese successivo, facendo riferimento al documento di trasporto (DDT) o ad altro documento giustificativo.
Altri errori frequenti includono:
- inserimento errato dei dati anagrafici del cliente;
- codici fiscali o partite IVA non validi;
- descrizione incompleta o inesatta delle operazioni;
- omessa firma digitale o trasmissione al canale sbagliato del SDI.
In tutti questi casi, il Sistema di Interscambio può rifiutare la fattura, rendendola giuridicamente inesistente. Questo comporta il rischio di sanzioni amministrative in caso di controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate. È pertanto suggerito effettuare controlli preventivi e affidarsi a software aggiornati che segnalino tempestivamente eventuali anomalie.
Le imprese e i professionisti devono oltremodo assicurarsi di conservare digitalmente le fatture elettroniche per almeno dieci anni, in un sistema come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
