Controllo dei dipendenti: le soluzioni per la rilevazione delle presenze

In qualsiasi ambiente di lavoro, e in particolare nelle aziende dove lavora un grande numero di persone, molto spesso è necessario ricorrere a dispositivi appositi che rendono più semplice il controllo delle presenze. Si tratta generalmente di lettori dedicati a questa funzione, che possono essere monitorati anche attraverso un’applicazione per smartphone o tablet, usufruendo della tecnologia gps.

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L’uso di strumenti gps per controllare i propri dipendenti non è sempre consentito a causa delle restrizioni imposte dal rispetto della privacy, tuttavia questo sistema oggi si sta diffondendo sempre di più considerando che spesso i lavoratori svolgono la propria attività presso postazioni remote: il domicilio, ad esempio, ma anche una struttura distaccata dalla sede fisica dell’azienda.

Nelle situazioni di questo tipo, l’utilizzo di strumenti e applicazioni per la rilevazione presenze diventa necessario non solo per permettere all’azienda di mantenere il controllo dei propri dipendenti, ma anche per garantire loro il corretto conteggio delle ore di lavoro e degli straordinari e per gestire eventuali assenze per malattia o richieste di permessi e di ferie.

Ovviamente, le aziende che ricorrono a sistemi di rilevazione delle presenze a distanza, utilizzando sistemi di controllo con tecnologia gps, devono attenersi rigorosamente alle regole imposte dalla legge, per assicurare la tutela della privacy nei confronti di ogni dipendente. É necessario prima di tutto informare i lavoratori sul sistema di rilevazione e sulle modalità con cui viene utilizzato e, qualora si decidesse di ricorrere ad applicazioni digitali, ognuno deve essere in grado di capire se e quando il sistema di controllo entra in funzione.

In nessun caso è possibile per un’azienda mantenere il controllo continuo dei lavoratori: la regola di base è quella verificare la posizione remota di un lavoratore a intervalli prestabiliti, oppure nel caso in cui si verifichino situazioni di rischio che rendano necessario il monitoraggio in tempo reale o la consultazione dei dati raccolti durante un certo periodo di tempo.

Inoltre, come si è detto, è tassativo il rispetto delle norme che assicurano la tutela della privacy e dei dati personali, in base a quanto previsto dalla legge. La geolocalizzazione infatti, se applicata non correttamente, potrebbe violare la riservatezza di una persona, considerando che un sistema di rilevazione aziendale usato per le postazioni remote deve necessariamente avvalersi non solo dei dati relativi ai turni di lavoro, ma anche delle coordinate geografiche riferite alla posizione di ogni dipendente.

Per questo motivo è necessario che le aziende definiscano con la massima precisione quale sistema utilizzare per la raccolta, l’elaborazione e la memorizzazione dei dati, informando i dipendenti con estrema chiarezza.

Oggi con le applicazioni gps studiate per rispondere a queste esigenze, lo smartphone può svolgere la funzione di timbratura dell’orario di lavoro, permettendo di registrare l’ora di inizio e di fine turno e la posizione geografica in cui si trova il dipendente.

Si tratta di un sistema molto pratico e veloce anche per il calcolo delle ore lavorate ai fini retributivi, oltre a permettere di disporre in qualsiasi momento dei dati relativi alle attività svolte dai lavoratori a distanza.

Grazie ai sistemi di rilevazione e controllo remoto è possibile per un’azienda tracciare con precisione le attività esterne, verificare in qualsiasi momento la posizione in cui si trovano i dipendenti e disporre di informazioni sempre accessibili da qualsiasi postazione, tutto questo utilizzando semplicemente un normale dispositivo mobile come uno smartphone.La tecnologia migliore e più utilizzata per il controllo a distanza dei lavoratori è proprio il gps che, associato ad applicazioni specifiche, costituisce un metodo efficace per tenere sotto controllo le attività lavorative dei dipendenti fuori sede e tracciarne delle presenze, anche in caso di spostamenti e variazioni di distanza.

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