La compilazione di un registro dei beni ammortizzabili è spesso sottovalutata, ma se redatta in maniera impeccabile aiuta l’azienda ad avere il controllo dei propri asset. La sua attuazione, imposta dalla Normativa, passa per un iter molto scrupoloso, che comprende l’individualizzazione di ogni bene, la sua localizzazione e una descrizione fedele e accurata.
Naturalmente, si tratta quasi sempre di operazioni tutt’altro che semplici ma, per escludere ogni possibile incongruenza, si può affidare la gestione degli asset in Azienda a società che si occupano di inventario dei cespiti. Un libro cespiti stilato da esperti mette al riparo da qualsiasi problema e fa sì che, in caso di ispezioni da parte delle Autorità, le aziende non incorrano in onerose sanzioni tributarie.
Quello offerto da GGnet, azienda operante da oltre 30 anni nel settore dei cespiti ammortizzabili e non ammortizzabili, è ad esempio uno degli approcci più innovativi in fatto di gestione dei cespiti. I motivi sono diversi, ma quelli più importanti sono l’adozione di un approccio non convenzionale per l’eliminazione degli errori e un’accurata tranciabilità di ogni asset. Per farlo, GGnet segue un iter ben strutturato, che parte da un briefing conoscitivo e si conclude alla consegna di un accurato database cespiti.
Gestione dei cespiti: le tecnologie che rivoluzionano l’inventario
Nella prima fase del percorso di inventario cespiti, gli operatori di GGnet sono chiamati ad analizzare le necessità dell’azienda e i suoi singoli obiettivi. È a questo punto che vengono definite, in maniera specifica, le diverse modalità di approccio, che comprendono la selezione degli strumenti idonei alle operazioni dell’inventario e la stampa delle etichette da apporre sui diversi asset.
In questa fase della metodologia, gli operatori esperti nella compilazione di beni ammortizzabili individuano inoltre tutti i possibili disallineamenti. Con questo termine, si indicano quelle incongruenze che possono interessare un determinato cespite, in particolare qualora sia stato catalogato con una certa nomenclatura nelle operazioni contabili pregresse, ma rinominato in maniera differente nelle fasi successive.
Per far fronte questo problema, GGnet si avvale di un software che unifica i diversi termini di ogni asset, eliminando, in automatico, ogni possibile incongruenza. Questa operazione è nota nel campo con il termine di Normalizzazione e, oltre a essere fondamentale per il bilancio aziendale, rappresenta una procedura propedeutica alla vera e propria fase operativa.
L’inventario degli asset e la gestione dei cespiti
Nel procedimento che comprende il vero e proprio inventario, gli operatori si occupano di censire ed etichettare ogni singolo asset, individuandolo all’interno dell’azienda e descrivendone ogni caratteristica. In questa fase così delicata, naturalmente, non è ammessa alcuna possibilità di errore, per questo motivo, gli addetti si servono di una codificazione dei beni che si basa sulla lettura elettronica. Le etichette apposte su ogni singolo cespite sono infatti di tipo RFID o Barcode e ne permettono l’immediata localizzazione grazie a una serie di codici univoci.
Un libro dei cespiti così tracciato contiene quindi informazioni aggiornate e coerenti. La sua compilazione, naturalmente a prova di qualsiasi modifica, consente alle aziende di accedere a una più efficiente gestione dei cespiti, sia per quanto riguarda la ricollocazione dei beni, sia per quanto concerne il loro monitoraggio. La fase di etichettatura, infatti, fa sì che le aziende possano rivedere gli spazi, ricollocando gli asset in aree o in sedi differenti, con un’accurata pianificazione preventiva che permette di associare a ogni bene le operazioni di cui è stato oggetto.
In aggiunta, con una corretta compilazione del libro cespiti, sono facilitate tutte quelle operazioni relative alla manutenzione ordinaria e straordinaria dei beni note nel campo come Facility Management. GGnet, ad esempio, propone un Facility Management creato su misura, che si avvale di professionisti e che solleva le aziende da operazioni lunghe e tortuose. Tra queste è bene ricordare la presa in carico e dalla registrazione di tutte quelle operazioni legate vendita, alla dismissione e alla reimmersione in circolo dei beni, operazioni molto delicate che possono sottrarre tempo prezioso ad altre attività.