Trasferte dipendenti: come funzionano le regolamentazioni legali?

Quando un lavoratore dipendente deve recarsi in un luogo diverso da quello in cui svolge abitualmente il suo impiego per ragioni aziendali si verifica una di quelle che vengono solitamente chiamate trasferte dipendenti. In situazioni di questo tipo il datore di lavoro è tenuto a rimborsare le spese sostenute dal lavoratore: vediamo cosa prevedono le regolamentazioni legali e come funzionano le trasferte e i rimborsi.

Come funziona il rimborso delle trasferte dipendenti

L’articolo 55 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi prevede tre sistemi di rimborso relativi alle trasferte dei dipendenti; il datore di lavoro può optare per il sistema che preferisce, però in caso di trasferte che durano più giorni non può adottare un sistema diverso per le singole giornate. Ma andiamo a conoscere nel dettaglio tutti e tre sistemi previste dalle regolamentazioni.

Il rimborso spese forfettario

Questo forse è il sistema più semplice da gestire perché non ci sono documenti da analizzare e da archiviare. Il lavoratore che va in trasferta non deve presentare le ricevute delle sue spese per vitto e alloggio; va detto che le spese di viaggio e di trasporto non rientrano nel rimborso spese forfettario, anche se si possono accumulare ad esso. L’importo minimo della somma forfettaria da versare per ogni giornata di trasferta viene di norma stabilito dai contratti collettivi nazionali, mentre l’importo massimo è a discrezione dell’azienda.

Dal punto di vista fiscale, le somme erogate come rimborso spese forfetario per le trasferte del dipendente su territorio comunale concorrono a formare reddito (quindi il lavoratore di pagherà le tasse), mentre per le trasferte extracomunali è prevista la non concorrenza alla formazione del reddito per i rimborsi forfettari fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte nazionali e fino a 77,46 euro al giorno per le trasferte internazionali. Per l’azienda non sono previsti massimali di deducibilità.

Il rimborso analitico

A differenza del metodo precedente, in questo caso il lavoratore deve presentare una nota spese, cioè la richiesta di rimborso in cui vengono riepilogati i dati della trasferta e a cui vengono alleati tutti i documenti fiscali relativi alle spese sostenute per trasporto, viaggio, vitto e alloggio (tutta la documentazione va conservata con cura per poterla esibire in caso di controllo fiscale).

Per il lavoratore questo metodo risulta essere più conveniente rispetto al forfettario perché i rimborsi non concorrono alla formazione del reddito; inoltre non sono assoggettate a tassazione le altre spese (anche non documentate) fino ad un massimo di 15,49 euro al giorno per le trasferte extracomunali in Italia e di 25,82 euro al giorno per le trasferte oltre confine nazionale.

Per quanto riguarda l’azienda, la deducibilità dei rimborsi delle spese per vitto e alloggio ammonta a massimo 180,76 euro al giorno per le trasferte extracomunali, 258,23 euro al giorno per le trasferte all’estero e al 75% del totale delle spese sostenute per le trasferte comunali; le spese per il viaggio e il trasporto sono invece interamente deducibili.

Il rimborso misto

Come si può intuire dal nome, questo metodo di rimborso delle trasferte dipendenti unisce alcuni aspetti dei precedenti due: in pratica al lavoratore spettano sia il rimborso delle spese documentate relative a vitto, alloggio e trasporto che un’indennità. Per il dipendente la tassazione varia in base al tipo di spesa sostenuta: le spese di viaggio e di trasporto e di vitto e alloggio non concorrono a formare il reddito (le ulteriori spese come telefono e parcheggio invece vengono tassate per intero), mentre le indennità di trasferta non sono soggette di tassazione fino a:

  • 46,48 euro al giorno per le trasferte extra comunali in Italia e 77,46 euro al giorno per le trasferte all’estero se non è previsto il rimborso delle per vitto e/o alloggio;
  • 30,99 euro al giorno per le trasferte extra comunali in Italia e 51,65 euro al giorno per le trasferte all’estero se è previsto il rimborso delle sole spese per il solo vitto o il solo alloggio;
  • 15,49 euro al giorno per le trasferte extra comunali in Italia e 25,82 euro al giorno per le trasferte all’estero se non è previsto il rimborso delle spese sia per il vitto che per l’alloggio

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