Contabilità aziendale, l’importanza di gestire le spese online

La tecnologia oggigiorno risponde alle necessità delle piccole e delle grandi realtà imprenditoriali con soluzioni pensate ad hoc per semplificare le attività amministrative. Poter gestire le spese comodamente online, ad esempio, favorisce l’alleggerimento della contabilità aziendale, con un risparmio significativo di risorse. Tutto ciò, inevitabilmente, si traduce in un taglio ai costi di gestione, con conseguenze positive per il conto economico dell’azienda.

Le spese aziendali e la rendicontazione online

Uno dei principali problemi che grava sugli uffici amministrativi è quello della rendicontazione, che comporta l’onere di affiancare, a ogni acquisto, lo scontrino che ne attesti la transazione. Ma c’è anche l’annosa questione delle spese aziendali, per le quali è spesso difficile poter avere una panoramica esauriente e chiara, prima delle procedure di riconciliazione. È per risolvere queste problematiche che sono state ideate le carte Soldo, un sistema di prepagate smart, dall’utilizzo intuitivo, in grado di risolvere tutti i problemi legati alle spese aziendali.

Queste carte consentono a di tenere traccia, su un’apposita web console, delle spese effettuate giorno per giorno dai dipendenti, tramite un report aggiornato in tempo reale: ciò permette di evitare, tramite un monitoraggio costante, ogni possibile sorpresa. In questo modo, si ha la possibilità di risolvere una delle maggiori problematiche delle aziende, vale a dire quella di fornire ai lavoratori uno strumento di pagamento in grado di coprire ogni spesa aziendale in maniera trasparente: l’anticipo di cassa e il rimborso forfait, così come i rimborsi, hanno infatti dimostrato nei più diversi contesti di avere importanti limiti.

Le aziende che utilizzano Soldo, invece, hanno la possibilità di affidare una prepagata a ciascun dipendente e tenere traccia di tutte le spese in tempo reale. Inoltre, possono stabilire dei tetti massimi di budget per ogni collaboratore, definendo gli acquisti consentiti e gestendo ogni possibile transazione. I dettagli accumulati tramite i pagamenti effettuati vanno poi a contribuire anche alla compilazione automatica della nota spese, alleggerendo dipendenti e uffici amministrativi dal peso di onerose procedure gestionali.

La rendicontazione con le carte Soldo

Con le carte Soldo, il lavoro amministrativo è facilitato da una serie di accorgimenti che inglobano, unificano e semplificano tutte le fasi della rendicontazione: la web console di Soldo associa, infatti, a ogni transazione la relativa fattura, per consultare le ricevute comodamente online e individuare, in maniera immediata, la corrispondenza tra acquisti e scontrini cartacei. Ogni spesa effettuata per conto dell’azienda può inoltre essere catalogata secondo tag ben precisi, che ne garantiscono la consultazione e la facile archiviazione.

Carte Soldo: efficienza e zero imprevisti

Poter consultare i dettagli online, costantemente aggiornati, su tutte le spese effettuate per conto dell’azienda aiuta ad avere il controllo anche in tutte quelle occasioni in cui un collaboratore, anche in trasferta, si ritrovi ad affrontare un acquisto imprevisto. Le carte Soldo, infatti, possono essere ricaricate in ogni momento e in tempo reale, offrendo la possibilità di far fronte, anche a distanza, a quel tipo di emergenze altrimenti non gestibili. Si tratta di un’ottimizzazione dall’impatto importante sulla gestione aziendale che, al contrario delle soluzioni più comuni, aiuta a concentrarsi su questioni di maggiore rilevanza per la produttività.

Un altro dei problemi che interessano le aziende, quando si tratta di rendicontazione, è quello legato alle spese per i rifornimenti di carburante. La presenza di diversi veicoli rende, infatti, necessario indicare, per ogni mezzo, i rifornimenti effettuati, ai quali devono corrispondere, in maniera puntuale, le relative ricevute. Le proposte di Soldo – in questo caso anche attraverso le carte Soldo Drive, pensate esclusivamente per le spese carburante –  risolvono anche questo problema: esse, infatti, forniscono un report che associa a ogni veicolo le spese effettuate, le conseguenti detrazioni del’Iva e le carte utilizzate. Ne consegue una maggiore ottimizzazione delle operazioni amministrative che si riflette, inevitabilmente, sulla qualità dei servizi.

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